Zasady obsługi księgowej firm

Przedsiębiorcy chętnie zlecają prowadzenie rachunkowości firmom outsourcingowym. Wynika to z korzyści jakie dzięki temu zyskują, a także – w efekcie – z zauważalnych oszczędności, zależnych od liczby pracowników i skali prowadzonego biznesu. Obsługa księgowa firm prowadzona przez zewnętrzne, wynajęte do tego celu biuro staje się coraz popularniejsza, dlatego poniżej przyjrzymy się jej zasadom, etyce, możliwym profitom oraz zakresowi świadczonych usług.

Zakres zewnętrznej obsługi księgowej firm

Zakres obsługi księgowej firm w postaci usług świadczonych przez wynajęte do tego celu biuro, jest bardzo szeroki. Duże biura oferują pełną księgowość, która obejmuje wszystkie czynności rachunkowe, a często kadrowe, w tym świadczone dla przedsiębiorców, na których ustawodawca nakłada obowiązek prowadzenia rzeczonej księgowości (przy przychodzie przewyższającym 2 mln euro w poprzednim roku kalendarzowym).

Przedsiębiorca może powierzyć specjalistom czasochłonne i wymagające dogłębnej wiedzy obowiązki, wynajmując odpowiednie biuro rachunkowe. Będzie ono:

• rozliczać wszystkie podatki w określonych terminach,
• gromadzić i przechowywać dokumentację finansową,
• dokonywać comiesięcznych opłat, m.in. ZUS,
• przeprowadzać analizy finansowe i strategiczne,
• doradzać w wyborze odpowiednich rozwiązań podatkowych i form rozliczeń,
• wdrażać systemy IT usprawniające proces rozliczeń,
• reprezentować Klienta przed odpowiednimi instytucjami,
• starać się o dotacje i dopłaty,
• i wiele więcej – wszystko to przy wzięciu całkowitej odpowiedzialności za finanse Klienta.

Outsourcing zewnętrzny pozwala przedsiębiorcy całkowicie skupić się na rozwoju biznesu, a dodatkowo wynikają z niego realne korzyści poza wymienionymi, o czym napiszemy w dalszej części artykułu.

Zasady skutecznej pracy na rzecz Klienta

Tytułowe zasady wynikają z profesjonalizmu, nie są regulowane przez konkretne normy prawne. Solidne biura rozliczeniowe posiadają własne dyrektywy, które służą dobrej organizacji pracy oraz wygodzie Klienta. W ACCO z Warszawy zasady te, które są jednocześnie wytycznymi pracy, obejmują:

• wzorową komunikację między wszystkimi podjednostkami zespołu, a także z Klientem, co przekłada się na optymalny obieg informacji; wszelkie problemy rozwiązywane są dzięki temu na bieżąco, bez zbędnych opóźnień;
• prezentację wszelkich uwag na temat ewentualnych zmian, które usprawnią działanie firmy;
• sporządzanie okresowych raportów – nawet jeśli kontrakt tego nie obejmuje, działanie to jest wskazane dla wzmacniania współpracy i budowania zaufania;
• informowanie o nadchodzących zmianach w przepisach i konieczności dostosowania się do nich oraz o wymaganych w związku z tym zmianach, jeśli dotyczą działu księgowego;
• nadzorowanie terminów i spełnianie związanych z nimi zobowiązań;
• a także doradztwo, nie tylko podatkowe – może się to również odbywać w formie szkoleń organizowanych cyklicznie dla pracowników Klienta.

Oczywiście istnieją jeszcze zasady formalne, które chociażby obejmują terminowość spłat, a także etyczne, które krótko przedstawimy poniżej.

Etyka w służbie Klientowi

Doświadczeni usługodawcy zawsze kierują się kodeksem etyki zawodowej w rachunkowości. Wśród jej zasad standardem są te mówiące o:

• wysokich kompetencjach zawodowych i stałym ich poszerzaniu,
• staranności i obiektywizmie w podejmowanej pracy,
• wadze niezależności, co ma znaczenie gdy należy podejmować decyzje i wypowiadać się w sprawach oznaczających konieczność rozstrzygania kwestii spornych,
• znajomości aktualnego prawa i zgodnego z nim opracowywania dokumentacji oraz rozliczeń.

Do kanonu zasad etyki należy oczywiście zachowanie tajemnicy zawodowej. Obsługa firm wymaga zachowania poufności informacji przekazywanych wszystkimi drogami komunikacji. Współpraca ze specjalistami to poczucie bezpieczeństwa oraz pewność, że dokumentacja i korespondencja są pod nadzorem osób odpowiedzialnych.

Dodatkowe korzyści z outsourcingu

Przedsiębiorca korzystający z outsourcingu kompetentnej, etycznej i zaawansowanej technologicznie firmy rozliczeniowej, może spodziewać się oszczędności i korzystnych rozwiązań podatkowych. Ma to znaczenie zwłaszcza na początku prowadzenia działalności, gdy nie jest jeszcze planowane zatrudnianie kolejnych pracowników, ograniczenie stanowi niewielka przestrzeń firmy albo gdy ze względu na specyfikę branży konieczne byłyby kosztowne i czasochłonne szkolenia.

Podstawowa zasada – zapewnianie bezpieczeństwa finansowego

Bezpieczeństwo Klienta jest celem każdego działania rozliczeniowego i jego podstawową zasadą. Takie poczucie bezpieczeństwa wynika z aktywnych i pasywnych działań biura rachunkowego. Do tych pierwszych należy stałe śledzenie zmian w prawie, jego nowelizacjach oraz doszkalanie się, ale też wdrażanie systemów IT. Pasywne powiązane jest z ubezpieczeniem OC. W większości przypadków taka polisa jest obowiązkowa (zwolnione są biura rachunkowe prowadzące jedynie tzw. małą księgowość). Naszym zdaniem obsługa księgowa firm zawsze powinna być ubezpieczona i warto zwrócić na to uwagę przed wyborem biura do obsługi własnej firmy.