W czym Cię wyręczy biuro księgowe

Zawiłość przepisów prawnych, a także fakt, iż często się one zmieniają, czyni rozliczanie przedsiębiorstwa skomplikowanym elementem prowadzonej działalności. Duże firmy często tworzą własne działy finansowo-rozliczeniowe, niektóre jednak decydują się na obsługę zewnętrzną. Wówczas wybrane biuro księgowe przejmuje wszystkie obowiązki rozliczania i wystawiania faktur, a także wiele obowiązków dodatkowych, zależnie od indywidualnych potrzeb. Dziś odpowiemy na pytanie tytułowe, omówimy także przykładowy harmonogram działań oraz częstotliwość wykonywania poszczególnych prac.

Standardowy obszar kompetencji biura księgowego

Biuro księgowe może we współpracy z firmą Klienta:

• prowadzić obsługę rozliczeniowo-finansową – oznacza to scedowanie wszelkich operacji finansowych i ich kontrolę, a także wystawianie odpowiednich dokumentów (usługi mogą być pojedyncze, ale również obejmować pełną obsługę),
• rozliczać przedsiębiorstwo z ZUS,
• prowadzić kompletny zakres czynności kadrowych i płacowych,
• reprezentować Klienta przed wszelkimi urzędami i instytucjami finansowymi,
• doradzać w kwestiach finansowych prowadzonego przedsiębiorstwa oraz zakresie działalności gospodarczej (co dotyczy między innymi otwierania działalności, przebranżowienia), a także w zakresie podatkowym,
• wykonywać analizy finansowe i ekonomiczne,
• wdrażać dokumentację rozliczeniową obcojęzyczną na poziomie zaawansowanym,
• przygotowywać strategie i biznesplany,
• zajmować się dokumentami, ich odbiorem, wysyłką i kontrolą przepływu,
• negocjować umowy ubezpieczeniowe i kredytowe, a także doradzać w tym zakresie,
• pomagać w pozyskiwaniu dofinansowań,
• wykonywać ekspertyzy finansowe,
• współpracować z syndykiem,
• oraz doradzać w zakresie polityki rachunkowej przedsiębiorstwa.

Jak więc widać, zadań tych jest wiele, a powierzenie ich jednemu wykonawcy pozwala skrócić procedury do niezbędnego minimum. To rozwiązanie znane i cenione od lat, chętnie wybierane przez przedsiębiorców.

Harmonogram prac w skali roku

Jeśli biuro księgowe świadczy pełne usługi, zadania wykonuje zgodnie z poniższym planem:

• do końca lutego w każdym roku – rozlicza rok poprzedni, sporządza PIT-4R i PIT-11,
• do końca kwietnia – przygotowuje roczne zeznania: PIT-36 (i 36L), PIT-37,
• co miesiąc wykonuje rozliczenia:

• do 20. dnia w każdym miesiącu – umowy dzierżawy i najmu lub inne podobne, opłaca podatek dochodowy (w tym mieści się ryczałt ewidencjonowany oraz w przypadku zasad ogólnych),
• do 25. dnia – usług i towarów,
• od 10. do 15. dnia – na potrzeby opłacenia wszystkich składek powiązanych z ubezpieczeniem zdrowotnym i społecznym.

Wszystkie podane terminy są uwarunkowane odpowiednimi ustawami, obejmują szeroką grupę działań. Terminowość ma tutaj kluczowe znaczenie, pozwala prowadzić dokumentację finansową zgodnie z odgórnymi regulacjami. To ważne zarówno na co dzień, jak też w przypadku kontroli.

Częstotliwość czynności biura księgowego

Na podstawie doświadczenia ACCO z Warszawy możemy przedstawić orientacyjnie obowiązki biura księgowego, wskazać jak często podejmowane są określone działania. Zatem:

• każdego dnia ma miejsce nadzór nad dokumentacją: jej gromadzenie, segregacja, kontrola, kompletowanie i księgowanie,
• raz w tygodniu omawia się wystawiane rachunki,
• co miesiąc sporządza się deklaracje i rejestry VAT oraz ZUS, wydruki z ksiąg, listy płac, rozliczenia amortyzacji,
• kwartalnie sporządza się sprawozdania finansowe,
• co pół roku następuje sporządzanie deklaracji związanych z opłatami z tytułu korzystania ze środowiska,
• pod koniec roku zamyka się księgi rachunkowe oraz sporządza podsumowujące sprawozdania rozliczeniowe,
• zależnie od sytuacji, przeprowadza się również działania „na żądanie”, nie tylko Klienta, ale także banku, a do grupy tej należy m.in. wydawanie różnego typu zaświadczeń (w tym dla pracowników), sporządzanie wniosków kredytowych, przygotowywanie dokumentacji do KRS, dokumentacji dotyczącej upadłości, a także podejmuje się współpracę z syndykiem oraz biegłym rewidentem.

Każde solidne biuro księgowe ma wiele obowiązków codziennych wobec Klienta, angażuje się we wszystkie kwestie dotyczące sprawnego prowadzenia dokumentacji firmy. To zawsze inwestycja godna uwagi.