Praca zdalna
Prace nad nowelizacją przepisów, które umożliwiają stosowanie zdalnego trybu pracy na stałe, a nie jedynie w czasie pandemii (specustawa covidowa), prowadzone były od ponad dwóch lat.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej i okazjonalnej pracy zdalnej w zmienionym kodeksie pracy zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023. W nowym kodeksie pracy pojawił się rozdział poświęcony regulacjom pracy zdalnej (zastępujący dotychczasowe przepisy o telepracy)
Rodzaje pracy zdalnej
Według nowego prawa pracować zdalnie można w całkowitym wymiarze lub hybrydowo (częściowo w domu, częściowo w firmie) w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza trzy rodzaje pracy zdalnej:
- Praca zdalna całkowita – praca wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym (100% czasu pracy zdalnie)
- Praca zdalna częściowa, tzw. hybrydowa praca zdalna – praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo w formie pracy zdalnej; (np. 2-3 dni w tygodniu)
- Praca zdalna okazjonalna – wykonywana każdorazowo na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym
Decyzja o wykonywaniu pracy zdalnej będzie mogła być podjęta zarówno w momencie zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia.
W przypadku gdy strony umowy o pracę zdecydują się na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia, uzgodnienia w tej sprawie będzie można dokonać z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.
Jeżeli wniosek został złożony w trakcie trwającego zatrudnienia, to obu stronom przysługuje prawo wystąpienia z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
Takie polecenie będzie możliwe, jeżeli pracownik bezpośrednio przed wydaniem polecenia, złoży w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
Wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej
W niektórych sytuacjach pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną. Dotyczy to przypadków:
- pracownicy w ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
- pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),
- pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).
Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jednak odmowę trzeba będzie uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Zasady wykonywania pracy zdalnej u danego pracodawcy
Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:
– porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),
– regulaminie ustalonym przez pracodawcę ( regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).
Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
W przypadku wykonywania pracy zdalnej (całkowitej lub hybrydowej) pracodawca jest zobowiązany:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
- pokryć inne niż określone w pkt 2 koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem,
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne do wykonywania tej pracy szkolenia i pomoc techniczną.
Strony mogą ponadto ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. Pracownikowi wykorzystującemu własny sprzęt będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Ważne jest to, że ekwiwalent nie będzie stanowić dla pracownika przychodu.
Kontrola pracownika przez pracodawcę
Pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy przez pracownika zdalnego, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zasady tej kontroli muszą być określone odpowiednio w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu pracodawcy lub porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca będzie obowiązany dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej.
Praca zdalna wykonywana okazjonalnie
Pracę zdalną będzie można wykonywać również okazjonalnie, na wniosek pracownika w sytuacjach uzasadnionych wyłącznie interesem (potrzebą) tego pracownika, np. w razie konieczności opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia.