Księgowość zintegrowana w obsłudze grup kapitałowych

W zależności od prowadzonej działalności gospodarczej wymagany jest określony rodzaj księgowości, ponadto w wielu przypadkach to ustawodawca nakłada poszczególne obowiązki. Jest tak i w przypadku obsługi grup kapitałowych, które posiadają specyficzne wymagania. Poniżej przedstawimy tytułowe zagadnienie, zwracając uwagę na zakres podstawowy oraz na to, co doświadczone biuro księgowe może zaoferować jako usługi dodatkowe, również chętnie wybierane przez przedsiębiorców.

Zakres czynności księgowych w grupie kapitałowej

Praca księgowa w omawianych podmiotach to obszerne zagadnienie. Obejmuje między innymi:

• rozliczanie:
  • zakupu towarów i materiałów,
  • marketingu i sprzedaży,
  • wydatków na badania rozwojowe,
• zarządzanie wyżej wymienionymi czynnościami,
• obsługę wielu podmiotów, w tym nierzadko zagranicznych,
• obsługę transakcji wewnątrzgrupowych oraz zewnętrznych.

W związku z tym wymaga specjalnych działań, wśród których księgowość zintegrowana sprawdza się najlepiej, co potwierdzają również Klienci ACCO z Warszawy i innych miast.

Cechy księgowości zintegrowanej

Większa czasochłonność oraz poziom zaawansowania działań w obsłudze grup kapitałowych wynika z konieczności nadzorowania zarówno transakcji poszczególnych podmiotów, jak i tworzenia sprawozdań rocznych ze wszystkich jednostek postrzeganych jako całość. Rodzi to zarówno wiele potrzeb, jak i wymagań nakładanych na biuro księgowe. Istotnym elementem pomocnym w tej pracy są systemy informatyczne, obecnie trudno wyobrazić sobie nadzorowanie wszystkich transakcji bez wdrożenia poszczególnych systemów. Bez takiego wsparcia osoba zajmująca się księgowością wykonuje wiele czynności metodami standardowymi, zajmującymi więcej czasu, co przekłada się również na wyższy koszt usług.

W związku z powyższym obsługę opartą na IT należy uznać za podstawową, ułatwiającą prowadzenie księgowości zintegrowanej. Dzięki zaawansowanym systemom można:

• w sposób transparentny rozliczać wszelkie wydatki i ewidencjonować wpływy,
• dokonywać na bieżąco analiz kosztów i sprzedaży, które mają strategiczne znaczenie dla kadry zarządzającej,
• mieć stałą kontrolę nad przelewami na poszczególnych kontach firmowych,
• uprościć wykonywanie odpisów należności i zapasów,
• na bieżąco mieć wgląd w różnice kursowe i ich konsekwencje,
• decydować o potrzebach informacyjnych oraz ich dostępie dla poszczególnych grup kadry, a także dla jednostek podległych,
• uzyskiwać dane, które umożliwiają ocenę wydajności poszczególnych komórek, pracowników, absencji, sezonowości działań, produkcji czy konieczności podejmowania działań marketingowych,
• usprawnić obieg informacji finansowych w wymiarze finansowym, zarządczym i podatkowym,
• uwzględniać w analizach nie tylko dane aktualne, ale również historyczne,
• ograniczyć trudności dotyczące sprawozdawczości skonsolidowanej.

Pojęciem, które często pojawia się w kontekście grup kapitałowych jest rachunkowość zintegrowana, z jedną wspólną bazą danych, nieopierająca się na centralizacji procesu pozyskiwania i analizowania danych. Skonsolidowane są tutaj sprawozdania finansowe, prognozy finansowe oraz planowanie budżetów. Pozwala to tworzyć modele kontrolingowe, usprawniające wiele działań wymagających dotychczas indywidualnej obsługi specjalisty lub zespołu specjalistów z zakresu księgowości.

Obsługa grup kapitałowych ponad standard

Warto jednak podkreślić, że dobre biura księgowe nie tylko zaspokajają potrzeby Klientów, ale także oferują im wiele usług wychodzących poza zakres podstawowych rozliczeń. Biura takie zapewniają:

• analizowanie i optymalizowanie zastanych procesów,
• opracowywanie i wprowadzanie jednolitych procedur kontroli dokumentów,
• unifikację planów kont dla wszystkich poszczególnych jednostek,
• wspieranie merytoryczne odnośnie wdrażanego oprogramowania IT,
• scentralizowanie najważniejszych działań: pomiarów, raportowania i wynikającego z nich planowania.

Zintegrowana księgowość informatyczna w obsłudze grup kapitałowych przyczynia się do wzrostu produktywności poszczególnych jednostek i ograniczenia wielu kosztów operacyjnych. Takie rozwiązanie cieszy się zasłużoną popularnością, a jego wdrożenie pozwala zwiększyć możliwości rozwoju biznesowego w dowolnej dziedzinie.