Krajowy System e-Faktur dostępny od stycznia 2022 r.

Jednym z rozwiązań wprowadzonych w ramach tzw. Polskiego Ładu będzie Krajowy System e-Faktur (tzw. KSeF). Mimo wcześniejszych zapowiedzi resortu finansów, KSeF zacznie działać od stycznia 2022 r. (a nie już w październiku br. jak wskazywano wcześniej). Korzystanie z niego będzie dobrowolne (przynajmniej na początku). Czym dokładnie będzie KSeF i jakie korzyści przyniesie podatnikom z niego korzystającym?

Krajowy System e-Faktur – co to takiego?

KSeF ma być systemem informatycznym, który będzie służył do otrzymywania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Każda wprowadzona do niego faktura otrzyma swój unikalny numer identyfikujący (dzień przydzielenia takiego numeru będzie uznawany za datę wystawienia i doręczenia faktury). Jednocześnie system ten będzie weryfikował zgodność danych ujętych na takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Faktura ustrukturyzowana będzie więc stanowiła rodzaj faktury elektronicznej, która będzie wystawiana i otrzymywana przez podatników za pomocą specjalnego systemu teleinformatycznego. Sprzedawca będzie wystawiał fakturę ustrukturyzowaną według wzorca udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a następnie przesyłał ją do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą API (tzn. oprogramowania interfejsowego umożliwiającego łączenie i wymianę danych w komunikacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi).

Czy faktury ustrukturyzowane z KSeF zastąpią tradycyjne faktury?

Co ważne, faktury ustrukturyzowane wystawione i udostępniane przez KSeF będą jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji – będą traktowane na równi z fakturami papierowymi oraz powszechnymi już fakturami elektronicznymi. Początkowo korzystanie z KSeF ma być dobrowolne, jednakże resort finansów wskazuje, że jeżeli system ten sprawdzi się w początkowej fazie, może on stać się rozwiązaniem obligatoryjnym już od 2023 roku.

Co zyskają podatnicy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur?

Korzystanie z KSeF będzie wiązało się z różnymi korzyściami dla podatników:

• faktury ustrukturyzowane będą przechowywane na platformie MF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione – w związku z powyższym do tego typu faktur nie znajdą zastosowania przepisy dotyczące duplikatów;
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych zapewni zwolnienie z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych JPK_FA w zakresie obejmującym te dokumenty;
• korzystanie z systemu będzie dawało gwarancję, że faktura trafiła do odbiorcy;
• ustrukturyzowany wzorzec to również łatwiejsza obróbka i księgowanie dokumentów (co z kolei może wiązać się z usprawnieniem procesu automatyzacji w firmie);
• przy spełnieniu dodatkowych warunków, w tym wystawiania jedynie faktur ustrukturyzowanych w danym okresie, możliwe będzie skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni;
• wyłączenie przepisów dotyczących faktur korygujących podstawę opodatkowania VAT wprowadzonych w ramach pakietu SLIM VAT (ustrukturyzowana faktura korygująca in minus będzie rozliczana w VAT w okresie jej wystawienia) – wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie wiązało się z brakiem konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania przez sprzedawcę oraz brak wątpliwości, kiedy taką fakturę powinien ująć nabywca (projekt przewiduje, że właściwy będzie okres, w którym nabywca otrzymał ustrukturyzowaną fakturę korygującą).

Konieczna zgoda nabywcy?

Wszystko wskazuje na to, iż wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF będzie wymagało akceptacji przez odbiorcę faktury. W uzasadnieniu projektu ustawy wprowadzającej nowy system zostało wskazane, iż zgoda taka będzie mogła zostać udzielona np. poprzez zaakceptowanie specjalnego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub też samo pobranie faktur z systemu przez API. Co ważne, zgoda na wystawianie faktur ustrukturyzowanych nie będzie tym samym, co zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych.