Jak sprawdzić nowego kontrahenta? Poznaj ogólnodostępne bazy danych o przedsiębiorcach!
Dokładne sprawdzenie nowego partnera biznesowego to nie tylko szansa na uniknięcie nieprzyjemnych konsekwencji współpracy z nieuczciwym kontrahentem, jak np. utrata pieniędzy, towaru czy też reputacji, ale także sposób na zabezpieczenie przed odpowiedzialnością podatkową za zobowiązania oszusta. Dzięki weryfikacji kontrahenta w ogólnodostępnych bazach i rejestrach możesz wykazać przed organami podatkowymi, iż dochowałeś należytej staranności. Gdzie szukać informacji o kontrahentach?
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) dla jednoosobowych działalności
W przypadku kontrahenta prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą lub będącego wspólnikiem spółki cywilnej, podstawowym źródłem danych będzie Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (tzw. CEIDG). Co ważne, żeby sprawdzić potencjalnego partnera w tej bazie wystarczy podać NIP, REGON lub po prostu imię i nazwisko. Na tej podstawie dowiemy się podstawowych informacji na jego temat, jak dane kontaktowe czy rodzaje prowadzonej działalności, ale również np. czy firma nie jest w upadłości, od jak dawna prowadzona jest dana działalność, jaki jest status kontrahenta (aktywny czy zawieszony).
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) dla spółek prawa handlowego
Odpowiednikiem CEIDG w przypadku spółek prawa handlowego (spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnej) jest wyszukiwarka Krajowego Rejestru Sądowego (tzw. KRS). Tu również wystarczy jedna informacja na temat kontrahenta, jak np. NIP, REGON, nazwa, miejscowość oraz zaznaczenie opcji „Przedsiębiorcy”, by za pomocą kilku kliknięć dowiedzieć się naprawdę wiele na jego temat (od adresu siedziby i daty wpisu, przez sposób reprezentacji, wysokość kapitału zakładowego, po datę złożenia sprawozdania finansowego). Śledząc historię wpisu możesz dodatkowo poznać najważniejsze zmiany w spółce.
Co istotne, na stronie KRS dostępna jest także przeglądarka dokumentów finansowych, w której za pomocą numeru KRS możemy wyszukać sprawozdania finansowe składane przez interesującą nas spółkę, co również stanowi bogate źródło informacji na temat kontrahenta.
Biała lista, czyli wykaz podatników VAT
Obecnie istotnym narzędziem służącym do weryfikacji statusu podatkowego kontrahenta jest tzw. Biała lista, czyli wykaz podatników VAT. Zawiera ona informacje istotne szczególnie z punktu widzenia rozliczeń na gruncie podatku od towarów i usług, a więc m.in.:
- czy kontrahent obecnie/we wskazanym momencie jest/był czynnym podatnikiem VAT (co może decydować m.in. o możliwości odliczenia VAT naliczonego z faktury od takiego kontrahenta),
- kiedy został zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- kiedy i z jakiego powodu został wykreślony z rejestru lub dlaczego odmówiono mu rejestracji,
- numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
W tym wypadku również wystarczy jedna z trzech informacji na temat kontrahenta: NIP, REGON lub numer rachunku bankowego.
VIES – baza danych o podatnikach VAT UE
W przypadku kontrahenta posiadającego siedzibę w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, podstawowe dane na jego temat, w tym status jego rejestracji do VAT UE, sprawdzisz w systemie informatycznym VIES (VAT Information Exchange System) prowadzonym przez Komisję Europejską. Wyszukiwarka ta zawiera więc informację niezwykle istotną dla zastosowania stawki 0% VAT w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.