Certyfikat rezydencji podatkowej – czy jego kopia wystarczy dla celów rozliczenia podatku u źródła?

Wielokrotnie odraczane przepisy dotyczące zmiany w sposobie rozliczania podatku u źródła dla płatności powyżej 2 mln PLN – w wersji lekko zmodyfikowanej – mają wejść w życie od 1 stycznia 2022 r. Obecnie, ze względu na trwającą wciąż epidemię COVID-19, obowiązują przepisy szczególne, mające na celu ułatwienie rozliczeń między przedsiębiorcami – przykładowo możliwe jest posługiwanie się kopią certyfikatu rezydencji zagranicznego odbiorcy płatności.

Certyfikat rezydencji podatkowej – co to takiego?

Certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych. Wydawany jest on przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. Na podstawie tego dokumentu polski podmiot może pobrać podatek u źródła w niższej wysokości lub może skorzystać ze zwolnienia z tego obowiązku, jeżeli odpowiednia umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, której stroną jest Polska, daje taką preferencję.

Certyfikat rezydencji podatkowej powinien zawierać co najmniej następujące informacje:

  • dane podmiotu, którego dotyczy, tj. adres siedziby lub zamieszkania, imię, nazwisko, nazwa;
  • data wydania dokumentu;
  • informacja o okresie obowiązywania certyfikatu (uwaga: ten warunek nie jest konieczny – jeśli na dokumencie brak jest takiej informacji, uznaje się, że jest on ważny przez okres 12 miesięcy od dnia wydania),
  • zaświadczenie o miejscu siedziby (lub adresu zamieszkania) dla celów podatkowych (na terenie danego państwa);
  • dane organu wydającego.

W tym miejscu warto zaznaczyć dodatkowo, iż nie istnieje jeden wspólny wzór certyfikatu rezydencji podatkowej, obowiązujący w różnych państwach. Z perspektywy polskiego podmiotu rozliczającego podatek u źródła w imieniu zagranicznego podatnika istotne jest, by dokument ten zawierał wszystkie ww. informacje (nie musi koniecznie nosić nazwy „certyfikat rezydencji podatkowej”.

Certyfikat rezydencji podatkowej – wystarczy kopia czy niezbędny jest oryginał?

Co do zasady w celu skorzystania z obniżonej stawki lub ze zwolnienia z podatku u źródła, niezbędne jest posiadanie oryginału certyfikatu rezydencji. Zgodnie natomiast z ustawą CIT (art. 26 ust. 1n), w określonych sytuacjach możliwe jest posługiwanie się kopią tego dokumentu. Będzie tak, jeśli łącznie spełnione zostaną następujące przesłanki:

  • wypłata dokonywana przez polski podmiot dotyczy przychodów z tytułu usług doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji, poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze,
  • kwota należności wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu nie przekracza 10 000 PLN w roku kalendarzowym, a informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Certyfikat rezydencji podatkowej w czasach pandemii COVID-19

W tym miejscu należy wskazać, iż w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19 oraz w okresie kolejnych dwóch miesięcy po ich odwołaniu, ww. ograniczenie dotyczące kategorii płatności oraz limitu w wysokości 10 000 PLN nie obowiązuje. Zgodnie bowiem z art. 31ya ust. 2 tzw. Tarczy Antykryzysowej, w ww. okresie możliwe jest potwierdzanie miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych za pomocą kopii certyfikatu rezydencji. Co ważne, warunkiem posłużenia się kopią takiego dokumentu jest, by informacje z niego wynikające nie budziły uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Skuteczna Księgowość

Oferujemy usługi przeglądów księgowych i wyprowadzania zaszłości księgowych. Zapewniamy pełne wsparcie, opiekę Biegłego Rewidenta oraz Doradcy Podatkowego.

Wynikiem naszych usług jest sprawdzona, rzetelna dokumentacja księgowa, prawidłowe naliczenia podatków i prawidłowo sporządzone deklaracje podatkowe oraz uzgodnione rozliczenia z Urzędem Skarbowym i ZUS. Jeżeli Klient stwierdzi, że faktycznie powstały u niego jakiekolwiek zaległości lub też nie jest pewny czy rozliczenia są prowadzone prawidłowo

tel: +48 22 734 76 00
fax: +48 22 724 34 36
poczta@acco.eu