Cechy biura rachunkowego obsługującego partnerów zagranicznych
Wielu przedsiębiorców zagranicznych, w tym z Unii Europejskiej, planuje lub prowadzi wymianę handlową z Polską. Przedsiębiorca spoza UE nie musi mieć siedziby na jej terenie – może więc prowadzić biznes zdalnie, liczy jednak wówczas na profesjonalną pomoc prawną i podatkową w miejscu docelowym, w wybranym kraju Wspólnoty. Często więc poszukuje wsparcia biura rachunkowego, rozliczającego go z obowiązujących podatków.
Rozliczenia podatkowe w przypadku obecności siedziby i jej braku
Na siedzibę firmy w Unii Europejskiej decydują się zazwyczaj duże przedsiębiorstwa, w pewnym stopniu osadzone już w Europie, pochodzące ze Wspólnoty, lub innych krajów poza UE. Rozliczanie partnera pochodzącego z UE jest stosunkowo proste, ponieważ zwykle obowiązuje go to samo prawo unijne.
W przypadku firm z Azji, Afryki czy Ameryki Południowej najczęściej wybierany jest handel bez tworzenia fizycznej siedziby na Starym Kontynencie. Umożliwia to też prawo, dając możliwość wchodzenia na rynek europejski firmom, które nie mają dużego majątku lub perspektyw pozwalających na podejmowanie ryzyka finansowego. Wówczas trzeba wybrać tak zwanego przedstawiciela podatkowego, który z jednej strony będzie dbał o zgodność z prawem obrotu handlowego, a z drugiej, prowadząc biuro rachunkowe, będzie też rozliczać przedsiębiorcę.
Zadania biura rachunkowego w przypadku rozliczeń zagranicznych
Skupiając się na obsłudze i pomocy partnerowi spoza Unii Europejskiej biuro rachunkowe ma za zadanie:
- rozliczanie podatkowe zgodne ze stale zmieniającymi się wskaźnikami walutowymi,
- rozliczanie wewnątrzwspólnotowego podatku VAT,
- kompleksowe czynności biurowe i rozliczeniowe dotyczące prowadzenia księgi handlowej, rejestru podatków od usług i towarów, raportowanie podatkowe, sporządzanie adekwatnych deklaracji urzędowych i dostarczanie ich do właściwych urzędów skarbowych, rozliczanie kontrahentów po nadzorowanie terminów rozliczeniowych i przygotowywanie dokumentów.
Zwykle kontakt z wybranym biurem rachunkowym możliwy jest w języku angielskim.
Doświadczeni usługodawcy, będący nierzadko również kancelariami prawnymi, oferują jednak znacznie więcej, zapewniając kompleksową obsługę działań przedsiębiorcy zagranicznego. Jest to między innymi obsługa:
- prawna – wielowymiarowa, obejmująca także reprezentowanie Klienta przed instytucjami finansowymi i sądami,
- kadrowa – sprowadzająca się do kompleksowego dbania o dokumentację pracowniczą,
- projektowa – co dotyczy wsparcia przedsiębiorcy w zakresie realizacji programów unijnych lub finansowanych przez inne źródła,
- windykacyjna – dotyczącą rozwiązywania trudności z kontrahentami na drodze prawnej.
Cechy rzutujące na wybór konkretnego usługodawcy
Istotną rolę we współpracy z biurem rachunkowym odgrywa zaufanie. Dlatego też partnerzy zagraniczni doceniają obsługę kompleksową – jest ona dowodem na wysoki stopień wyspecjalizowania i kompetencji wybranego partnera. Zgodnie z doświadczeniami ACCO z Warszawy, najchętniej wybierane są biura, które:
- dają możliwość uczynienia z nich przedstawiciela podatkowego,
- umożliwiają partnerowi porozumiewanie się w jego ojczystym języku,
- oferują obsługę IT – na przykład stworzenie strony internetowej i jej prowadzenie,
- korzystają z transparentnych systemów rozliczeniowych, do których Klient ma stały mobilny dostęp,
- prowadzą usługi doradcze podatkowe – skupione na rozwiązaniach prawnych i gospodarczych,
- prowadzą negocjacje handlowe.
Czynniki te sprawiają, że rolą biura rachunkowego może być nie tylko zastępowanie Klienta w poszczególnych czynnościach. Taki usługodawca może być też namiastką zagranicznej siedziby danego przedsiębiorstwa.